Руководитель/Начальник секретариата/ Заведующий канцелярией/Начальник административного отдела/

Организация работы отдела. Обучение сотрудников секретариата, повышение квалификации. Организация советов, заседаний, собраний, подготовка материалов, планировпние. Полная тревл поддержка, перелеты, проживание, трансфер. Составление и ведение графика «Учета рабочего времени» отдела, организация бизнес встреч, командировок. Печать текстов, информационных материалов для Президента компании. Планирование и ведение расходов, закупки, составление отчетов, заказ канцелярских и хозяйственных товаров. Организация проведения московских бизнес тренингов, семинаров с участием Президента компании. Контроль за работой курьеров и водителей.

Контроль ведения делопроизводства. Разработка локальных нормативных актов, инструкций и методических рекомендаций по делопроизводству. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование, архивного фонда документов, образованных в процессе деятельности учреждения. Участия в заседаниях комиссий: по проведению аукционов на право заключения договоров аренды нежилых помещений; комиссии по осуществлению закупок товаров, работ, услуг; комиссии по списанию; комиссии Рабочей группы по утверждению мероприятий связанных с развитием предприятия. Ведение протоколов и подготовка материалов для совещаний, заседаний и собраний, Осуществление контроля, за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности. Материально-техническое обеспечение аппарата управления/секретариата. Планирование бюджетной сметы секретариата/руководства. Координация работы водителей и курьеров предприятия.

Контроль ведения делопроизводства в структурных и обособленных подразделениях учреждения (Офис, склад, лаборатория, аптеки), более 10 человек в подчинении. Разработка локальных нормативных актов, инструкций и методических рекомендаций по делопроизводству. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, образованных в процессе деятельности учреждения. Участия в заседаниях комиссий: По проведению аукционов на право заключения договоров аренды нежилых помещений; Комиссии по осуществлению закупок товаров, работ, услуг; Комиссии по списанию; Комиссии Рабочей группы по утверждению мероприятий связанных с развитием предприятия. Ведение протоколов и подготовка материалов. Проведение обучения секретарей, помощников создания им условий для повышения квалификации. Осуществления контроля за соблюдением подчиненными, правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности. Внедрение и обучение сотрудников канцелярии/секретариата «Электронному документообороту» Правительства Москвы. Материально-техническое обеспечение аппарата управления и отдела канцелярии/секретариата. Ежемесячная сдача «Табеля учёта» отработанного времени отдела и руководства. Планирование и составление бюджетной сметы отдела канцелярии/секретариата. Координация работы водителей и курьеров предприятия.

Прием, регистрация гостей, прием телефонных звонков, электронной почты и корреспонденции, а также консультация гостей по предоставляемым клубом услугам. Обеспечение, прием и передача информации внутри фирмы (телефон, факс, e-mail), заказ пропусков, водителей, курьеров. Формирование заказов по части материально-техническое обеспечение.

Прием и размещение гостей, прием телефонных звонков, электронной почты и корреспонденции, регистрация иностранных туристов, а также консультация гостей по предоставляемым гостиницей услугам. Обеспечение, прием и передача информации внутри фирмы (телефон, факс, e-mail), заказ пропусков, водителей, курьеров.